Los libros que debe tener un sindicato: no sólo los de Marx...

Una consulta que hacen todos los sindicatos tiene que ver con los libros que la ley obliga -en el caso peruano- tener. Veamos, la norma señala que debemos contar con tres libros:

a.- Libro de actas

b.- Padrón de socios

c.- Libro de caja o contabilidad.

Esto no es algo opción, es un mandato de la ley y por lo tanto debe de cumplirse. Lo normal es que una vez registrado el sindicato, debemos dedicar tiempo a esta tarea.

Lo primero es comprar los libros obviamente. En una librería grande pueden encontrarlos. El libro de actas es simplemente un cuaderno empastado tamaño oficio de hojas rayadas. Lo ideal es comprar uno grande de 200 páginas o folios.

El "padrón de socios" es un libro especial también de tamaño oficio que tiene en sus paginas una suerte de formato o formulario donde colocar los datos personales de cada afiliado. Finalmente el libro de caja o contabilidad es del mismo tamaño que los anterioires y tiene sus hojas cuadriculadas, pero no como los  cuadernos escolares sino con clumnas de diferente tamaño. Lo más saltante es que una página dice "DEBE" y en la otra "HABER" en letras grandes.

Como dije, luego de comprar los libros (con los fondos del sindicato y pidiendo un recibo a nombre del sindicato) debemos de hacer un trámite legal obligatorio. Se llama "fedatear" los libros.

¿Que es fedatear los libros?

Es un trámite por el cual el ministerio de Trabajo da fé de la autenticidad de dichos libros mediante el sellado de todas sus páginas. Si, así como se lee. Un funcionario del ministerio se pasa un par de horas poniendole un sello en la parte superior de todas las páginas de los tres libros señalados. Asimismo pone un sello más grande en la primera página dándole a cada libro un número y señalando la propiedad del mismo. Este trámite es gratuito. se hace una carta al minsiterio en un formato determinado, y la llevas junto con los libros señalados. Lo dejas todo en Registro Sindical y en 48 horas debe estar listo. Recoges los libros y revisas si estan todos sellados.

Con los libros ya fedateados vas a tu proxima reunión de junta directiva. unas cosideraciones generales.

Los libros son propiedad del sindicato, no del dirigente. El dirigente solamente es depositario de los libros, es decir, debe guardarlos, darles uso y entregarlos cuando culmine su mandato.

¿Puede la empresa pedirme los libros del sindicato?

NO. La empresa a lo mejor querrá ver los libros, pero no hay ningún sustento, derecho, norma o ley que le permita acceder a los libros del sindicato. A veces, cuando se presenta un pliego, la empresa solicita el acta de elección de la comisión negociadora y que aprueba el pliego. Pero compañeros y compañeras, los libros son del sindicato y solamente los puede solicitar una autoridad competente, es decir un juez o el ministerio de trabajo. A los empresarios no debemos entregar ni mostrar nuestros libros. 

Aquí no se trata de un gesto de buena voluntad, ni cortesía ni educación. Se trata de que la empresa respete la autonomía sindical. 

El Libro de Actas

Un acta es un documento que registra de manera ordenada el desarrollo de una reunión o asamblea y sirve como testimonio legal de lo discutido y aprobado en dicha reunión. Para darle ese valor testimonial requiere de ser firmada por todos los asistentes a la reunión en cuestión. 

El libro de actas es vital en la vida sindical. Pues resume los actor principales y oficiales de la organización. En dicho libro se registran las asambleas generales, ya sean ordinarias y extraordinarias, asimismo se registran a juicio del sindicato, las reuniones de junta directiva. En la legislación peruana, cualquier cambio importante debe registrarse OBLIGATORIAMENTE en el libro de actas y presentarse en el ministerio de trabajo. Es lo que se llama "toma de conocimiento", simpático eufemismo para expresar el control estatal sobre los sindicatos. Así, debemos informar los cambios de junta directiva, reforma de estatutos, afiliaciones y desafiliaciones. Vamos, que hay que informar de cualquier cosa. 

Un funcionario en Registro Sindical revisa esto y decide si es correcto o no. Es un trámite engorroso y burocrático. Completamente inútil pues el Ministerio no tiene la más mínima capacidad para sistematizar dicha información. No se ingresa a una computadora y menos a una base de datos, simplemente se juntan papeles en un expediente. Ganas de joder del Estado.  

Por eso, hacer un ACTA es un arte que cultivan algunos dirigentes y asesores sindicales. Se requieren muchos años de experiencia y paciencia para penetrar la mentalidad del funcionario de turno y comprender qué es lo que quiere y cómo lo quiere. Por eso, cuando se trate de hacer un acta es mejor no improvisar e ir a la CGTP, donde en Organización (no en Defensa, que allí saben hacer pliegos no actas jejeje ) podemos ayudar con las dichosas actas.

El libro de actas es responsabilidad del Secretario de Actas.  En otro post, pondremos un modelo de acta y un modelo de asamblea. Lo prometo. 

El Libro Padrón de Socios

Este libro resulta de suma utilidad para llevar el registro de los afiliados al sindicato. El registro incluye una serie de datos que son útiles a la hora de hacer los pliegos como carga familiar, domicilio, ingresos, etc. 

En dicho libro, cada afiliado debe ser registrado apenas se afilia al sindicato. En caso de jubilación, renuncia o retiro se debe colocar un sello de "RETIRADO" en un lugar visible de la ficha. 

El libro sirve para pasar la lista en las asambleas, también como insumo para el padrón electoral y cuando hay disputas internas es la única fuente que determina quiénes son afiliados al sindicato y quiénes no lo son. 

Cuando hay muchos afiliados, lo mejor es fotocopiar una de las hojas y entregar como ficha a cada trabajador. Luego de llenar los datos se entrega al secretario de organización, el cual trascribe los datos con letra clara y legible; luego en una asamblea hace que cada uno firme su hoja en el libro.   

Este libro es responsabilidad del Secretario de Organización.

El libro de Caja o Contabilidad

Este libro es muy necesario para mantener la tranquilidad de dirigentes y afiliados. los dirigentes porque de acuerdo a la economía del sindicato se pueden hacer más cosas; y los afiliados porque en dicho libro pueden contrastar la transparencia y honestidad del manejo económico de los dirigentes.

Lo he dicho muchas veces y siempre es necesario tenerlo presente: no hay peor cáncer en el sindicato que la desconfianza en el manejo económico. Para evitar esto es necesario no sólo tener una administración correcta sino brindar toda la información necesaria a los afiliados. Lo más adecuado es entregar por lo menos una vez al mes, un informe de ingresos y gastos en alguna asamblea general. Un buen secretario de economía hace su informe debidamente sustentado, lo fotocopia en número adecuado y lo entrega a cada afiliado y afiliada. 

Un "informe sustentado" significa que cada gasto realizado tiene un documento que lo certifica. Es decir, si hemos gastado 20 soles en fotocopias, debe haber una boleta o factura de la tienda fotocopiadora o librería donde se realizó este gasto a nombre del sindicato. 

En el caso de "movilidad" de los dirigentes, lo cual es un gasto muy común, se deben hacer un recibo de egreso interno donde se señale la fecha, el trámite y el monto de la movilidad. esto debe ser firmado por el secretario de economía que entrega el dinero y por el dirigente que lo recibe. Lo mejor es poner un tope máximo para estos gastos, de manera que no hayan dirigentes que en movilidad registren sumas muy elevadas. Lo mismo para "viáticos". Es normal que si uno o dos dirigentes deben dedicarse más de cuatro horas al día para un trámite puedan disponer de una suma para un refrigerio o almuerzo. Esto se justifica con el recibo del restaurante y la firma de los comensales en la parte posterior. 

Ahora veamos el libro en si. Es un cuaderno donde aparecen hojas en columnas. En la página de la izquierda dice en letras grandes "DEBE" y en la otra la palabra "HABER". Bueno, en la página de DEBE se registran los ingresos del sindicato, que generalmente son los recibidos por la cuota sindical. 

En la otra -donde dice HABER- se registra uno por uno, los gastos, de manera cronológica. Es necesario hacer esto con mucho orden y paciencia. 

Un registro de gasto es algo parecido a:

"Cincuenta fotocopias de volantes........08 de mayo..........S./ 20.00  ....... 0034"

Primero va entonces, el concepto, luego la fecha, el monto y un código (0034) que es el número del recibo que justifica dicho gasto. En otro libro se pegan los recibos y se les numera (codifica). Así, si algún afiliado solicita ver el libro de contabilidad podemos mostrarle lo que se gasta debidamente justificado. 

Bueno, todo esto es algo engorroso y metódico pero sumamente necesario. No podemos descuidar este libro, ni encargarlo a un dirigente descuidado o desordenado. Es necesario darle esta importante responsabilidad a alguien metódico, honesto, ordenado y paciente. 

Cada hoja debe ser para un mes del año. cada mes se hace un balance entre los ingresos y gastos y el saldo se coloca al inicio de la siguiente hoja.

En otro post, pondré un manual más detallado para este libro. pero si alguien desea saber más puede venir a la CGTP y en el Departamento de Economía y Finanzas hay tres contadores que gustosamente pueden explicar cómo manejar este libro.

Como se deduce, este libro es responsabilidad del Secretario de economía y finanzas.

Bueno, lo último: estos libros son del sindicato y deben estar en posesión permanente del sindicato. No es propiedad del dirigente. No es propiedad del abogado del sindicato. Algunos sindicatos dejan que los libros lo maneje el abogado y así terminan dependiendo siempre del mismo profesional del derecho y cuando quieren cambiar de abogado, éste se queda con los libros. No pues. 

Por eso, los libros son del sindicato y de nadie más.